Remplacer Excel par une application web : décider sur les usages

Reconnaître les limites qui ont un coût

Relevez les situations où l’équipe ne sait plus quelle copie utiliser, où une formule a été écrasée ou où un changement ne peut pas être attribué. Décrivez la fréquence et les conséquences avec des exemples anonymisés. Une difficulté occasionnelle peut relever d’une formation ou d’un modèle de fichier mieux protégé. Des validations engageant plusieurs services peuvent demander un système qui gère explicitement les états du dossier.

Observez aussi la saisie simultanée. Si deux personnes modifient la même commande, qui arbitre la version à conserver ? Le besoin n’est pas nécessairement un verrou complet : une détection de conflit ou une séparation des étapes peut convenir. La solution doit être choisie à partir d’un scénario de travail, pas d’une condamnation générale du tableur.

Préserver les calculs et les extractions utiles

Inventoriez les feuilles actives, les plages nommées, les formules, les liaisons externes et les macros. Identifiez les calculs qui constituent une règle de gestion, ainsi que ceux qui servent seulement à présenter les résultats. Les valeurs affichées et les valeurs stockées peuvent différer ; des arrondis doivent être explicités pour les montants. Une colonne de texte contenant une référence avec des zéros initiaux ne doit pas devenir un nombre.

Les utilisateurs peuvent continuer à télécharger des données vers Excel pour leurs analyses. Définissez alors les colonnes disponibles, les profils autorisés et la date de l’extraction. L’export ne doit pas devenir une nouvelle source concurrente de vérité. Précisez ce qui peut être réimporté, avec quels contrôles et qui accepte les rejets. Un export réussi n’est pas une preuve que le processus de modification est maîtrisé.

Tester un parcours collectif avant de tout reprendre

Choisissez un processus borné, par exemple une demande d’achat avec validation et suivi. Construisez un prototype avec des données fictives et demandez aux utilisateurs de traiter un cas normal, un refus et une correction. Vérifiez le comportement sur un écran de bureau comme sur le poste réellement utilisé dans l’atelier. L’objectif est de constater si les règles sont compréhensibles sans assistance permanente.

Lors de la bascule, désignez le fichier de référence et le moment où ses écritures s’arrêtent. Les anciens classeurs peuvent être conservés en lecture selon les besoins retenus, mais le processus actif doit avoir un propriétaire. Une double saisie prolongée crée du travail supplémentaire et des écarts. Le plan de migration doit expliquer comment les historiques sont rapprochés et comment un retour éventuel évite de perdre les écritures nouvelles.

Exercice fictif pour préparer la recette

Construisez un classeur fictif avec une demande, une formule de total et une colonne de statut. Faites le modifier par deux rôles : l’un corrige une quantité pendant que l’autre valide la demande. La solution proposée doit expliquer quelle version a été approuvée et comment le premier utilisateur est informé du conflit. Le test ne vise pas à démontrer une faiblesse générale d’Excel, mais à vérifier le fonctionnement collectif attendu.

Ajoutez une ligne contenant une référence avec un zéro initial et une formule dont le résultat est arrondi à l’affichage. Après reprise, comparez la référence, la valeur calculée et le document produit. Le responsable métier décide quel arrondi doit être conservé. Le candidat montre ensuite l’export d’analyse et explique s’il peut être réimporté.

Terminez par une annulation après validation. L’application doit rendre compréhensible l’état courant sans laisser une copie exportée devenir la référence active. Demandez aux utilisateurs de retrouver la version et la décision sans aide du développeur. Si ce parcours reste ambigu, la recette doit le signaler avant d’autoriser la généralisation à d’autres processus.

Une fiche de consultation à remplir avec le métier

Pour utiliser cette grille, réunissez le responsable du processus, un utilisateur qui connaît les exceptions et la personne qui suivra le budget. Préparez un exemple fictif représentatif plutôt qu’une base réelle. Pour chaque ligne, faites décrire l’état actuel, le résultat voulu et la personne habilitée à arbitrer un écart. Les éléments inconnus restent identifiés comme des investigations à mener avant l’engagement de réalisation.

Demandez au candidat de reprendre cette grille dans sa proposition, avec les livrables inclus et les exclusions. Une réponse qui ne couvre qu’un cas normal doit être précisée. Les erreurs, les annulations et les reprises après incident peuvent modifier le coût et le fonctionnement. Conservez les hypothèses acceptées avec le périmètre de recette afin que le responsable puisse vérifier la livraison.

Le rôle de Suite Métier est la mise en relation. Le prestataire confirme la faisabilité, son architecture et son devis après examen du besoin. Les modalités de reprise, les droits contractuels et les engagements de support sont à convenir avec lui. Aucun délai de réalisation ni résultat financier n’est garanti par cette fiche. Le décideur reste maître du choix et de la réception.

Questions pratiques

Préparer la suite du projet

• Migration Access vers une application web : cadrage, reprise et devis
• Demander un devis et cadrer votre besoin
• Remplacer Excel pour les stocks : fiabiliser les mouvements
• Remplacer un planning Excel : gérer conflits et validations
• Validation interne des devis : tracer versions et décisions
• Notre méthode de sélection et de traitement des demandes
• Cadrer le remplacement d’un outil Access ou Excel