Remplacer Excel pour les stocks : fiabiliser les mouvements

Définir les objets et les unités

Identifiez les articles avec une référence stable, distincte du libellé. Décrivez les unités, les conversions et les emplacements. Si un achat est saisi en carton et une sortie en pièce, la règle de conversion doit être explicite. Une correction du coefficient ne doit pas recalculer silencieusement tous les historiques. Les lots, numéros de série ou dates particulières n’entrent dans le projet que si le besoin est établi.

Le métier définit aussi ce que signifie un stock négatif ou une réservation. Une application peut interdire une sortie, l’autoriser sous réserve ou demander une validation. Ces choix changent le travail des utilisateurs et doivent être testés. La gestion d’un stock ne se résume pas à une addition de colonnes provenant de plusieurs feuilles.

Enregistrer les mouvements et les corrections

Chaque mouvement doit avoir un type, une date utile au métier, une quantité et une référence. Une erreur peut être corrigée par une opération liée plutôt que par l’effacement du mouvement initial, selon la méthode retenue. Le responsable précise qui peut effectuer une correction et comment elle apparaît dans les rapprochements. Les écritures simultanées doivent être testées sur le même article.

Préparez les cas d’entrée partielle, de retour et de transfert entre emplacements. Si l’application reçoit des données d’un ERP, définissez le système qui fait autorité et le traitement des reprises après une interruption. Une ligne retransmise ne doit pas créer automatiquement une nouvelle entrée de stock. Un identifiant d’échange et un journal de traitement rendent cette vérification possible.

Reprendre le stock initial et réceptionner

La reprise commence par une date de référence et une méthode de rapprochement avec l’existant. Faites décider quelles anomalies sont corrigées avant le chargement et lesquelles sont enregistrées comme réserve. Le solde initial, les mouvements postérieurs et les documents associés doivent rester compréhensibles séparément. Un total global correct peut masquer un écart entre deux articles.

La recette teste une journée fictive avec réception, réservation, sortie, annulation et correction. Comparez les soldes par article et emplacement. Les utilisateurs d’atelier doivent pouvoir retrouver une opération et comprendre un refus. Le devis précise les terminaux, éventuels lecteurs et interfaces inclus. Les matériels ou connexions non testés ne doivent pas être considérés comme compatibles sur la base d’une seule démonstration de bureau.

Exercice fictif pour préparer la recette

Créez un article fictif avec deux emplacements et une conversion d’unité documentée. Enregistrez une réception, une réservation, une sortie et un retour. Comparez les soldes disponibles et physiques selon les définitions métier retenues. Une correction de quantité doit avoir une explication consultable ; elle ne doit pas masquer l’origine d’un écart.

Faites saisir une sortie simultanément par deux comptes. La recette montre comment le contrôle de disponibilité s’applique et ce qui est annoncé au second utilisateur. Ajoutez une retransmission d’un mouvement provenant de l’ERP. Le même identifiant ne doit pas créer une opération supplémentaire lorsque la règle de reprise prévoit la reconnaissance des doublons.

Demandez ensuite une édition et un export d’inventaire sur la même date de référence. Les utilisateurs doivent retrouver les articles et les unités sans demander au développeur comment lire les colonnes. Les écarts sont documentés par emplacement, avec un responsable d’arbitrage. L’exercice sert à recevoir la logique des mouvements, au-delà de la présentation d’un solde à l’écran.

Une fiche de consultation à remplir avec le métier

Pour utiliser cette grille, réunissez le responsable du processus, un utilisateur qui connaît les exceptions et la personne qui suivra le budget. Préparez un exemple fictif représentatif plutôt qu’une base réelle. Pour chaque ligne, faites décrire l’état actuel, le résultat voulu et la personne habilitée à arbitrer un écart. Les éléments inconnus restent identifiés comme des investigations à mener avant l’engagement de réalisation.

Demandez au candidat de reprendre cette grille dans sa proposition, avec les livrables inclus et les exclusions. Une réponse qui ne couvre qu’un cas normal doit être précisée. Les erreurs, les annulations et les reprises après incident peuvent modifier le coût et le fonctionnement. Conservez les hypothèses acceptées avec le périmètre de recette afin que le responsable puisse vérifier la livraison.

Le rôle de Suite Métier est la mise en relation. Le prestataire confirme la faisabilité, son architecture et son devis après examen du besoin. Les modalités de reprise, les droits contractuels et les engagements de support sont à convenir avec lui. Aucun délai de réalisation ni résultat financier n’est garanti par cette fiche. Le décideur reste maître du choix et de la réception.

Questions pratiques

Préparer la suite du projet

• Migration Access vers une application web : cadrage, reprise et devis
• Demander un devis et cadrer votre besoin
• Remplacer Excel par une application web : décider sur les usages
• Remplacer un planning Excel : gérer conflits et validations
• Validation interne des devis : tracer versions et décisions
• Notre méthode de sélection et de traitement des demandes
• Cadrer le remplacement d’un outil Access ou Excel