Power Apps ou application sur mesure : comparer les contraintes

Définir le périmètre et les personnes qui utiliseront l’outil

Listez les utilisateurs internes et externes, leurs profils et les équipements employés. Un parcours qui convient à des collaborateurs déjà équipés d’une identité d’entreprise peut demander un autre cadrage pour des clients ou des sous-traitants. Les règles de licence et les conditions d’accès doivent être confirmées pour la configuration proposée, sans reprendre un tarif générique trouvé sur une page commerciale.

Décrivez les opérations importantes : saisir une commande, valider un seuil, joindre un document et produire un export. Demandez un prototype du parcours le plus contraignant. Une démonstration de catalogue ne suffit pas à vérifier les limites qui apparaissent sur vos volumes, vos droits ou vos intégrations.

Tester connecteurs et données avant le choix

Identifiez où résident les données et quel système fait autorité. Si une solution utilise Dataverse ou un connecteur vers SQL Server, le prestataire doit expliquer le déplacement des données, les autorisations et les responsabilités d’administration. Les traitements de macros et les formulaires Access ne deviennent pas automatiquement une application web complète lorsque les tables changent d’emplacement.

Une application spécifique doit également démontrer ses interfaces. Demandez le comportement lorsque le service externe refuse une requête ou lorsque la connexion tombe. Les quotas, les erreurs, les reprises et les environnements de test doivent être documentés. Le coût du connecteur et sa maintenance appartiennent au scénario étudié, même s’ils sont facturés par un autre fournisseur.

Comparer gouvernance et sortie

Pour une plateforme, vérifiez qui peut modifier l’application, créer un environnement ou autoriser un connecteur. Pour le sur-mesure, vérifiez l’accès au dépôt selon les droits convenus, la documentation de déploiement et la capacité d’un tiers à intervenir. Dans les deux cas, demandez un export compréhensible des données et des référentiels.

Le coût total comprend la construction, les abonnements, l’exploitation et les évolutions. Faites tester un changement de règle par la personne qui assurera la maintenance. Une facilité de création ne prouve pas une facilité de reprise. La décision peut aussi être de conserver Access temporairement si les besoins sont couverts et les dépendances maîtrisées, avec une trajectoire explicite pour les fonctions qui posent problème.

Exercice fictif pour préparer la recette

Présentez le même parcours fictif à chaque option : création par un utilisateur, validation par un responsable et consultation par une personne extérieure au service. Demandez une démonstration des identités, des droits et des coûts de licence propres à ces profils. Ne remplacez pas un profil contraignant par un administrateur de démonstration pour faciliter l’essai.

Ajoutez un échange avec un système tiers indisponible. La proposition doit expliquer la mise en attente, la reprise et le rapprochement. Si un connecteur particulier est nécessaire, demandez son périmètre et ses conditions. Les limites connues restent visibles dans le dossier, avec les décisions à prendre si le besoin évolue.

Terminez par un changement de règle confié au futur mainteneur. Il doit montrer les essais, la mise à jour et les possibilités de retour. Pour une plateforme comme pour le sur-mesure, la facilité de construction ne prouve pas la qualité de maintenance. Le candidat décrit aussi comment extraire les données et transmettre les éléments de reprise selon les droits contractuels.

Une fiche de consultation à remplir avec le métier

Pour utiliser cette grille, réunissez le responsable du processus, un utilisateur qui connaît les exceptions et la personne qui suivra le budget. Préparez un exemple fictif représentatif plutôt qu’une base réelle. Pour chaque ligne, faites décrire l’état actuel, le résultat voulu et la personne habilitée à arbitrer un écart. Les éléments inconnus restent identifiés comme des investigations à mener avant l’engagement de réalisation.

Demandez au candidat de reprendre cette grille dans sa proposition, avec les livrables inclus et les exclusions. Une réponse qui ne couvre qu’un cas normal doit être précisée. Les erreurs, les annulations et les reprises après incident peuvent modifier le coût et le fonctionnement. Conservez les hypothèses acceptées avec le périmètre de recette afin que le responsable puisse vérifier la livraison.

Le rôle de Suite Métier est la mise en relation. Le prestataire confirme la faisabilité, son architecture et son devis après examen du besoin. Les modalités de reprise, les droits contractuels et les engagements de support sont à convenir avec lui. Aucun délai de réalisation ni résultat financier n’est garanti par cette fiche. Le décideur reste maître du choix et de la réception.

Questions pratiques

Préparer la suite du projet

• Migration Access vers une application web : cadrage, reprise et devis
• Demander un devis et cadrer votre besoin
• Cahier des charges métier : exprimer usages et critères de recette
• Audit de l’application existante : connaître les dépendances
• ERP ou application métier : placer les règles au bon endroit
• Notre méthode de sélection et de traitement des demandes
• Cadrer le remplacement d’un outil Access ou Excel